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6 astuces pour bien utiliser son agenda

J’ignore si vous êtes team papier ou team numérique. Si vous êtes team papier, alors vous pensez peut-être qu’acheter un agenda en début d’année (civile ou scolaire) fera de vous une personne organisée. Cependant, l’achat ne suffit pas, il faut bien le choisir et apprendre à l’utiliser pour qu’il devienne un allié/pilier de votre organisation quotidienne. Dans cet article, je vais vous expliquer comment faire le bon choix pour votre agenda et comment optimiser son utilisation.

Choisir le bon agenda

Acheter l’agenda que l’on vous a conseillé sans même le regarder et savoir s’il est adapté à vos besoins est une grossière erreur. Il existe une multitude d’agendas, qui sont presque tous différents. À vous de choisir celui qui vous correspond le plus en fonction de vos goûts (simple ou artistique) et ceux que vous avez à gérer dedans (la vie de famille ou une grande entreprise).

Voici une liste de questions qui pourront vous aider à choisir l’agenda qui vous convient le mieux.

  • Préférez-vous un agenda papier ou électronique ?
  • Utilisez-vous votre agenda uniquement pour le travail, pour la maison ou pour les deux ?
  • Utilisez-vous votre agenda pour y inscrire seulement vos tâches à faire (todo list journalière), vos rendez-vous ou bien les deux ?
  • Préférez-vous une planification à la journée ou à la semaine
  • Aimez-vous lorsqu’un agenda se concentre exclusivement sur la planification ou alors, souhaitez-vous des exercices d’introspection et de développement personnel ?
  • Voulez-vous que votre agenda possède des trackers, pour noter vos habitudes ?

Lorsque vos besoins seront explicitement identifiés, vous pourrez passer à l’étape achat, et commencer à regarder ceux qui peuvent vous convenir.

Apprendre à planifier pour mieux s’organiser

Avoir un agenda, c’est bien, bien l’utiliser c’est encore mieux. Je vous conseille de planifier vos journées et si c’est possible vos semaines à l’avance. Planifier n’est pas une perte de temps, c’est un investissement.

Si vous voulez vous servir de votre agenda que pour le côté pro, je vous conseille de planifier votre semaine suivante dès le vendredi en fin de journée quand vous avez les idées bien fraiches sur la semaine que vous avez passée et que vous savez les tâches que vous voulez faire la semaine suivante.

Si vous utilisez votre agenda pour le côté perso, je vous conseille de le faire le dimanche en fin d’après-midi.

Dans tous les cas, vous pouvez utiliser votre todo list et la matrice Eisenhower pour prioriser vos tâches.

Une fois tes journées planifiées, vous n’hésiterez plus le matin pour savoir ce que vous devez faire, tout est prévu, et vous pourrez directement attaquer votre journée. Vous serez plus efficace.

Utilise les blocs de temps (le time blocking)

Le time blocking est une réunion que vous planifiez avec vous-même. Il y a une heure de début, une heure de fin et un sujet précis. La seule différence, c’est que vous êtes seule à ce rendez-vous (d’où le danger de le reporter éternellement 😉).

L’objectif des blocs de temps est de dédier une période fixe à une tâche qui aura été préalablement définie. Les blocs de temps peuvent être de la durée de votre choix. Mais, je vous conseille d’y aller avec des blocs de minimum une heure pour être plus efficace et avoir le temps de te concentrer sur une tâche.

Par exemple, vous pouvez consacrer une heure le lundi soir à répondre à tous vos courriers administratifs et classer les papiers en attente.

Vous pouvez aussi bloquer des rendez-vous avec vous-même pour des choses sympas, comme le bain du jeudi soir 🙂

Vous pouvez utiliser les blocs de temps dans la vie perso, mais aussi pro, où vous pouvez noter d’avancer sur un projet particulier, ou répondre à tous vos mails sur une session d’une heure…. La liste peut être longue. Par exemple, écrire tous tes épisodes de podcast d’un coup. Envoyer tous les mails de démarchages de sponsor d’un coup. Faire tous les repas de la semaine d’un coup, traiter tout le courrier en retard simultanément…

Voici un exemple de time blocking pour un agenda familial

Prévoir des marges de manœuvre

Le plus dur quand on planifie sa semaine et les tâches que l’on voudrait faire, c’est prévoir des délais serrés et être en retard tout le temps. Rien de ne plus stressant et épuisant. On n’est jamais satisfaite de soi, on a le sentiment de ne pas avoir avancé du tout.

Il faut donc bien estimer son temps pour effectuer chaque tâche, prévoir une marge de manœuvre, car généralement, cela prend plus de temps que prévu (voir les 9 lois pour mieux gérer son temps dans le kit productivité) et accepter un peu de flexibilité. Accepter de déplacer ses blocs de temps en cas d’imprévus (il y en a toujours), prévoir des temps morts (sans rendez-vous, sans tâches imposées dans son planning, pour faire toutes les petites tâches que vous n’avez pas le temps de faire sinon.

Pour moi, être organisée ne veut pas dire planifier et ne pas déroger à ce que l’on a prévu. C’est planifier pour mieux gérer l’imprévu.

Priorise et classifie les tâches

Priorise

Lorsque vous planifiez votre semaine, généralement, vous avez envie de faire 42 tâches par jour (par exemple) et toutes ne seront pas réalisées car ce chiffre est énorme. Alors, je vous conseille d’en prioriser quelques-unes, celles qui vous feront avancer vers vos objectifs (pro ou perso). Vous pouvez aussi utiliser la matrice Eisenhower pour vous aider à mieux définir vos priorités. Et petite astuce supplémentaire, indiquer dans votre agenda que ces tâches/ce rendez-vous/ce bloc de temps est prioritaire avec une petite étoile de couleur par exemple. Comme cela d’un seul coup d’œil vous pourrez l’identifier.

Classifie

Je te conseille d’utiliser les couleurs avec sur ton agenda. Que ce soit en version numérique ou papier, cela va t’aider à faire ressortir la répartition de ta semaine. À toi de choisir les catégories que tu veux faire apparaitre en fonction de l’utilisation pro ou perso de ton agenda.

Ne pas laisser son agenda dans un coin

Outre la référence, cela ne sert à rien d’avoir un agenda avec vos rendez-vous notés, vos blocs de temps avec les tâches associées définis, si vous ne le consultez jamais. Au plus vous allez le consulter, au plus il va vous être utile. Cela permet de ne pas essayer de retenir des informations qui s’y trouvent (charge mentale en moins), cela permet de bien anticiper certaines actions à faire, et surtout cela permet de savoir le temps dont vous avez à disposition. Il sera alors mieux utilisé, et vous aurez moins de stress, et moins d’ambitions inatteignables.

Je vous conseille de le regarder au moins 3 fois par jour

  • Le matin avant de commencer la journée pour connaitre votre programme, vos actions prioritaires… De quoi bien rentrer dans le bain
  • En milieu de journée afin d’ajuster votre planning si nécessaire (en cas de retard sur certaines tâches, imprévus et urgences de dernière minute…)
  • En fin de journée pour faire le bilan de la journée, voir les tâches que vous devez reporter si besoin et se préparer à la journée du lendemain

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