Comment bien classer ses papiers

Comment bien ranger ses papiers ? Voici une arborescence facile à mettre en place pour bien ranger et classer vos documents administratifs

Aujourd’hui je vais vous expliquer comment bien ranger vos papiers et je vous propose un PDF à télécharger pour vous y aider.

Si vous avez bien suivi mes derniers articles vous avez du commencer à trier vos papiers, jeter ceux de la pile “à classer” qui ne doivent pas être conservés dans la durée. Je vais maintenant vous expliquer comment organiser au mieux les papiers qui doivent être gardés afin de les retrouver facilement.


Arborescence des dossiers

Identifiez vos classeurs, dossiers suspendus en fonction de votre situation personnelle. Une situation familiale n’est pas l’autre. Une maman ou un papa solo n’aura pas les mêmes besoins qu’un jeune homme de 20 ans qui vient de commencer dans la vie.

Voici un exemple d’arborescence que vous pouvez modifier/customiser selon votre cas, famille.



Dans chaque thème, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus.

conseil
Laure-ganisatrice : Dans de nombreux cas vous pouvez choisir la version électronique de ces documents. N’hésitez surtout pas (pour les relevés de compte bancaire par exemple), cela économisera un peu de papier, du temps de rangement et surtout de la place (physique).


Il faut réduire le nombre de gestes nécessaires pour ranger. Idéalement il ne faudrait pas avoir plus de 3 gestes à faire. S’il vous faut vous lever, aller chercher la bonne boite de classement, dans cette boite prendre la bonne chemise… Vous ne le ferez pas au quotidien.

Pensez à tout cela lorsque vous mettez en place une nouvelle organisation pour bien ranger vos papiers


Pour éviter des allers-retours vers un placard j’ai acheté sur le bon coin (25€) un caisson de classement pour dossiers suspendus que j’ai mis sous le bureau.

Vous pouvez aussi opter pour ces boites à dossiers suspendus qui sont beaucoup moins lourdes que leur version métallique



Voici les articles qui devraient vous aider à bien continuer le rangement de vos papiers :


Comment bien ranger ses papiers ? Voici une arborescence facile à mettre en place pour bien ranger et classer vos documents administratifs


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12 Comments

  1. says: Annick

    Très intéressant, cela ressemble beaucoup au mien. Évidement il faut arranger son classement en fonction de ses propres besoins!
    J’aime bien le votre…

  2. says: Nalou

    Tres intéressant je vais procéder au rangement bien claire. Un gros classeur suffirait ou sinon combien de classeurs conseilleriez vous ?

    1. says: Laure

      Tout dépends de votre famille.
      Mais je pense que 2 gros classeurs devraient suffire. Si vous avez de la place, préférez une boite à dossiers suspendus, c’est beaucoup plus rapide et simple à ranger. Il ne faut pas mettre les documents dans des pochettes transparentes ou les perforer. Au moins il y a de gestes à faire pour ranger les papiers, au plus on va le faire.

  3. says: Lachouette

    Bonjour,
    je suis plutôt quelqu’un d’organisé en général, sauf… pour les papiers, qui ont été un casse-tête pendant des années sans que je comprenne vraiment pourquoi. Une mésaventure administrative récente m’a pour de bon alertée sur la nécessité et le confort d’avoir des papiers bien rangés, accessibles, et j’ai donc décidé vraiment de m’y mettre.
    J’ai cherché des conseils, et suis tombée sur ce blog. Les conseils des articles sur comment classer, et quelle était durée de conservation des documents administratifs, m’ont vraiment aidée à débloquer ce qui faisait que j’achoppais depuis des années.
    J’ai réorganisé de la façon suivante :
    – un trieur du courant / récent, avec les éléments dont je peux avoir besoin régulièrement (j’y mets les documents qui en gros ont moins d’un an ou 6 mois selon les domaines).
    – des documents archivés proprement selon le classement que vous proposez, j’ai adapté les catégories pour mes besoins.
    J’ai passé du temps à choisir les chemises de rangement adaptées selon le volume de documents dans chaque domaine, et nous avons aussi plus globalement chez nous réaménagé pour que les papiers aient enfin un espace, facile d’accès, et selon la règle du “moins de geste possible”.
    Ca nous a fait énormément de bien. Un peu comme reposer les bases, ceci dit sans faire de “psychologie à deux sous”.

    Enfin, la cerise sur le gateau, alors que j’étais en train de re-ranger des fichiers communs dans le cadre de mon travail, j’ai transposé cette règle en “pas plus de trois clics pour trouver ce qu’on cherche”.
    Ca marche du tonnerre, et c’est en train de nous aider à créer une arborescence pratique, intuitive, qui se transforme également en outil de communication.

    Je vous remercie donc grandement pour ces conseils dont la simplicité, la clarté et le bon sens sont un réel apport 🙂

    1. says: Laure

      Merci beaucoup pour ce très joli commentaire, il me touche beaucoup. Je suis heureuse d’avoir pu vous aider tant au niveau personnel que professionnel !!!!
      Cela va me mettre du baume au cœur pour écrire mes prochains articles

      Laure

  4. says: Cécile PRUVOST

    Bonjour, tout d’abord, merci pour vos conseils qui m’aident à y voir plus clair dans mon organisation !
    Pourriez-vous svp me donner une petite astuce. Je voudrais définir clairement dans un classeur papier des sous-parties. Ex : Intercalaire Abonnement – Sous parties : Abonnement – Factures – Réservations. Comment séparer ses trois sous parties pour les distinguer facilement ? Merci par avance pour votre aide, Cécile

    1. says: Laure

      Bonjour Cécile
      Merci pour votre message et votre question.
      Tout d’abord je ne vous conseille pas forcément d’utiliser des classeurs car ils ne facilitent pas le rangement de vos documents. Soit il vous faudra tous les perforer pour les mettre dans le classeur soit il va vous falloir utiliser des pochettes transparentes. Et ces étapes peuvent être fastidieuses et vous risquez par manque de temps de poser la feuille dans le classeur en attendant une date ultérieure pour bien la ranger correctement.
      Il faut qu’il y ait le moins de gestes possibles pour ranger un document, sinon vous risquez de ne pas avoir envie de le faire et ça risque de rester en l’état.
      Je vous conseille donc d’utiliser plutôt des chemises de plusieurs épaisseurs avec des  sous chemises pour ranger vos sous parties. Comme cela tout sera inséré assez rapidement dans la bonne catégorie.
      Bon courage pour le rangement de vos documents
      Laure

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