Si ta pile de papier commence à prendre pas mal de hauteur, il est grand temps d’agir. Et, ainsi, essayer de ne plus voir cette pile grandir, grandir, grandir… Dans cet article, je vais t’expliquer comment trier tes papiers, étape par étape.
Matériel à avoir sous la main
- Des enveloppes timbrées (au moins une dizaine)
- Son chéquier
- Une corbeille à papier
- Un trieur 6 séparations
- Son agenda
- Des dossiers et du matériel de classement.
Faire le tri
La première étape pour ranger tous ces papiers est de faire un grand tri. Il y a forcément des publicités, des journaux ou des papiers divers devenus depuis le temps obsolètes. Tu peux déjà te débarrasser de tous ces papiers. N’hésite pas non plus à te séparer de toutes les enveloppes. La pile devrait alors commencer à bien baisser.
Pour les documents restants, commence à trier en faisant différents tas et traiter les papiers qui prennent moins de cinq minutes à être traités.
Conseil : Pour éviter d’avoir de la publicité à trier. Le mieux est de ne pas en avoir du tout en mettant une étiquette STOP PUB sur la boite à lettre. Certaines mairies en donne, on peut aussi acheter des plaques dans les magasins de bricolages.
Les 6 rubriques du trieur (ou 'tas' si l'on a beaucoup mais beaucoup de papiers à traiter)
À traiter
Lorsqu’un papier va te demander plus de cinq minutes pour être traité, par exemple, la déclaration d’impôts. Lorsqu’on ajoute un papier dans cette section, il te faut alors rajouter la tâche dans ta todo list ou dans un créneau pour le traiter dans ton agenda, pour être sûre de ne pas l’oublier.
À classer
Tu y mets les papiers qu’il te faudra classer pour les garder et les retrouver plus facilement par la suite. Par exemple tes bulletins de paie. Normalement, c’est cette section qui devrait être la plus remplie. Pour savoir comment archiver les papiers qu’il te faut garder, n’hésite pas à lire cet article « Comment bien classer ses papiers » tu y trouveras un exemple d’arborescence à utiliser.
À payer
Toutes les factures à payer par chèque ou par virement. Lorsque tu ajoutes un nouveau bénéficiaire, cela prend un certain temps avant de pouvoir faire un virement. Mets alors ici la facture correspondante dans cette rubrique pour ne pas oublier de le faire une fois que le bénéficiaire est ajouté par ta banque. Pour les envois de chèques, essaye de le faire directement, car cela est très rapide si on a tous les papiers sous la main.
À noter
À ajouter dans l’agenda (si tu ne l’as pas déjà fait directement).
À Répondre/discuter
Courrier en l’attente d’un mail, d’un courrier ou d’une discussion avec un autre membre de la famille.
En cours/en attente
Document à conserver temporairement (avion, spectacle…) jusqu’à une date donnée ou en attente de traitement à cause d’un papier manquant.
Conseil : Pour éviter d’avoir de la publicité à trier. Le mieux est de ne pas en avoir du tout en mettant une étiquette STOP PUB sur la boite à lettre. Certaines mairies en donne, on peut aussi acheter des plaques dans les magasins de bricolages.
Traiter les documents du trieur
Une fois tous les papiers triés en six catégories, il te faut maintenant les traiter. Tu peux commencer par les catégories à noter et à payer qui doivent être assez rapides à faire.
Pour les documents dans la partie à traiter, réserve-toi des créneaux spécifiques dans ton agenda pour bien avoir le temps de les remplir. N’hésite pas à le faire en plusieurs fois. À présent, tous les documents à traiter sont bien identifiés, cela ira beaucoup plus vite une fois que tu t’y mettras.
Que faire ensuite
Lorsque tu reçois du courrier, dépose-le toujours au même endroit.
Consacre cinq minutes par jour pour faire le premier tri. Il faut directement faire les tâches urgentes ou rapides. Si tu ne le fais pas immédiatement, tu vas passer plus de temps à le ranger, le ressortir par la suite que le traiter directement. Par exemple, si tu n’as qu’un chèque à faire, fais-le immédiatement. S’il y a un juste rendez-vous à noter dans l’agenda, notes-y-le et jette directement le papier, cela ne sert à rien de le garder.
Conseil : Aie toujours un carnet de timbres et des enveloppes d’avance. Rien n’est plus rageant que de préparer un papier, et qu’il attende pendant une semaine sur le meuble en attendant de trouver un timbre et de le poster. Avec en plus le risque de l’oublier !
Si tu dois ranger le courrier pour le traiter plus tard, mets-le directement dans le trieur dans sa partie adaptée pour facilement le retrouver.
Une fois par semaine, consacres-y 30 minutes, voire une heure pour faire la revue de votre trieur. Il faudra à ce moment-là passer toutes ses sections.
Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à bien continuer le rangement de tes papiers :
Tu habites Toulouse ou sa région ?
Si tu as besoin d’aide pour t’en sortir avec tes papiers, que tu ne sais pas par où commencer, je peux venir t’aider à tout trier, organiser et ranger. Je suis Home Organiser, et cela fait partie de mon métier. Avec moi, les documents administratifs ne seront un poids pour toi, tu n’auras plus de retard pour les traiter, et tu en finiras enfin avec la pile de papier qui t’attend sagement sur ton bureau.
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !