Tu croules sous les papiers ? Factures, documents administratifs ou simples courriers, il est parfois difficile de savoir par où commencer. Pourtant, un système simple et organisé peut tout changer. Découvre ici comment trier tes papiers efficacement grâce à une méthode en 5 étapes. Adopte ces astuces et dis adieu au chaos administratif.
Matériel à avoir sous la main
- Des enveloppes timbrées (au moins une dizaine)
- Son chéquier
- Une corbeille à papier
- Un trieur 4 ou 6 séparations
- Son agenda
- Des dossiers et du matériel de classement.
1. Rassemble tous tes papiers
La première étape est de regrouper l’ensemble des papiers qui traînent dans la maison. Oui, tous ! Même ceux qui sont cachés dans ce tiroir « fourre-tout » ou cette pile sur la commode de l’entrée. Cette étape est essentielle pour avoir une vue d’ensemble sur ce que tu possèdes.
Pourquoi ? Si tu commences sans tout rassembler, tu risques de découvrir d’autres documents oubliés une fois le tri terminé, ce qui peut être frustrant.
Astuce : Prends un grand sac ou une boîte et fais le tour de chaque pièce. Une table dégagée peut servir d’espace de travail idéal pour tout étaler. Cela te permettra de mieux visualiser le volume global.
Conseil : Pour éviter d’avoir de la publicité à trier. Le mieux est de ne pas en avoir du tout en mettant une étiquette STOP PUB sur la boite à lettre. Certaines mairies en donne, on peut aussi acheter des plaques dans les magasins de bricolages.
2. Fais un premier tri rapide
Maintenant que tout est rassemblé, il est temps de trier ! Pas besoin d’être trop perfectionniste à cette étape ; l’objectif est d’éliminer rapidement ce qui ne sert plus.
Voici comment t’y prendre :
- Jette ce qui est inutile : Enveloppes vides, publicités, flyers, et invitations périmées. Place-les directement dans une poubelle ou un sac à recycler.
- Mets de côté les urgences : Repère les factures à payer, les formulaires à remplir, ou tout autre document qui nécessite une action immédiate.
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3.Adopte un système pratique pour le courier entrant avec un trieur
Tu veux éviter que les piles de papiers ne réapparaissent ? La clé est de gérer les documents entrants au fur et à mesure. C’est là qu’un trieur ou un organisateur de documents devient indispensable.
Pourquoi un trieur est efficace : Il te permet de classer rapidement les papiers dans des rubriques bien définies, sans perdre de temps.
Je te conseille d’utiliser un trieur, et non un classeur, car les documents sont plus rapidement glissés dedans. Tu n’as pas à trouver une pochette transparente ou à sortir la perforatrice. Au moins il y a de gestes pour classer le papier, au plus tu le feras facilement et les documents n’auront pas tendance à rester en pile sur le meuble d’entrée.
Les 4 rubriques à inclure dans ton trieur :
- À traiter : Pour les documents qui nécessitent une action prolongée (déclarations d’impôts, formulaires).
- À lire : Magazines, courriers ou rapports que tu veux consulter calmement.
- À payer : Factures ou paiements en attente.
- À archiver : Documents importants qui seront rangés plus tard.
Si tu cherches des solutions de rangement à la fois durables et esthétiques, je te recommande la marque suisse Rotho. Leur expertise de plus de 130 ans leur permet de proposer des produits à la fois pratiques et écoresponsables.
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Grâce à lui, fini les piles de papier sur le meuble d’entrée ! En quelques gestes, le premier tri est fait, et tu gagnes un temps précieux pour la suite.
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Traiter les documents du trieur
Une fois tous les papiers triés en 4 catégories, il te faut maintenant les traiter.
Pour les documents dans la partie à traiter, réserve-toi des créneaux spécifiques dans ton agenda pour bien avoir le temps de les remplir. N’hésite pas à le faire en plusieurs fois. À présent, tous les documents à traiter sont bien identifiés, cela ira beaucoup plus vite une fois que tu t’y mettras.
Que faire de la rubrique à classer
Les papiers de cette catégorie doivent/être rangés, classés, pour y avoir facilement accès.
Je te donne dans cet article une arborescence gratuite à télécharger pour bien les classer. Mais, avant de les classer, il va te falloir vérifier leur durée de conservation, car il ne faut pas conserver les documents indéfiniment (et heureusement). Souvent, on peine à jeter certains documents concernant le versement des allocations familales, certaines pensions, ou documents bancaires. Mais tous ne doivent pas être conservés.
En France, le délai de conservation légal des papiers administratifs personnels varie en fonction du type de document. Par exemple, les relevés de compte bancaire et les factures doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents fiscaux, comme les avis d’imposition, doivent être gardés durant 3 ans. Les documents relatifs à l’assurance habitation et automobile doivent être conservés pendant 2 ans après leur échéance. Il est essentiel de respecter ces durées pour se prémunir contre d’éventuelles réclamations ou vérifications. Tu trouveras un résumé des différentes durées à télécharger dans cet article
N’hésite pas à archiver une fois par an (les boites d’archivage sont parfaites pour cela), les documents à conserver indéfiniment comme les bulletins de salaire, mais que tu ne dois pas avoir besoin souvent. Cela te libérera de la place dans le meuble dans lequel tu ranges tes documents personnels.
Que faire ensuite
Lorsque tu reçois du courrier, dépose-le toujours au même endroit (dans le trieur ou l’organisateur de document My Paper (n’oublie pas d’utiliser le code laureganistrice15 pour bénéficier de 15 % de réduction sur ta commande)
Consacre cinq minutes par jour pour faire le premier tri. Il faut directement faire les tâches urgentes ou rapides. Si tu ne le fais pas immédiatement, tu vas passer plus de temps à le ranger, le ressortir par la suite que le traiter directement. Par exemple, si tu n’as qu’un chèque à faire, fais-le immédiatement. S’il y a un juste rendez-vous à noter dans l’agenda, notes-y-le et jette directement le papier, cela ne sert à rien de le garder.
Conseil : Aie toujours un carnet de timbres et des enveloppes d’avance. Rien n’est plus rageant que de préparer un papier, et qu’il attende pendant une semaine sur le meuble en attendant de trouver un timbre et de le poster. Avec en plus le risque de l’oublier !
Si tu dois ranger le courrier pour le traiter plus tard, mets-le directement dans le trieur dans sa partie adaptée pour facilement le retrouver.
Une fois par semaine, consacres-y 30 minutes, voire une heure pour faire la revue de votre trieur. Il faudra à ce moment-là passer toutes ses sections.
Bien trier tes papiers administratifs est essentiel pour maintenir ton espace de vie organisé et éviter les tracas inutiles.
En suivant les étapes simples et les conseils pratiques décrits, comme l’utilisation d’un trieur à six rubriques et la mise en place d’une routine de traitement, tu peux facilement maîtriser la gestion de tes documents.
Adopter ces habitudes te permettra de gagner en efficacité et en sérénité, transformant une tâche souvent perçue comme pénible en une activité rapide et ordonnée.
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Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !