Si votre pile de papiers commence à prendre pas mal de hauteur, il est grand temps d’agir. Et ainsi essayer de ne plus voir cette pile grandir, grandir, grandir…
Matériel à avoir sous la main
- Des enveloppes timbrées (au moins une dizaine)
- Son chéquier
- Une corbeille à papier
- 1 Trieur 6 séparations
- Son agenda
- Des dossiers et du matériel de classement.
Faire le tri
La première étape pour ranger tous ces papiers est de faire un grand tri. Il y a forcement des publicités, des journaux ou des papiers divers qui sont devenus depuis le temps obsolètes. Vous pouvez déjà vous débarrasser de tous ces papiers. N’hésitez pas aussi à vous séparer de toutes les enveloppes. La pile devrait alors commencer à bien baisser.
Pour les documents restant, il faut commencer à trier en faisant différents tas et traiter les papiers qui prennent moins de 5 minutes à être traités.
Conseil : Pour éviter d’avoir de la publicité à trier. Le mieux est de ne pas en avoir du tout en mettant une étiquette STOP PUB sur la boite à lettre. Certaines mairies en donne, on peut aussi acheter des plaques dans les magasins de bricolages.
Les 6 rubriques du trieur (ou ‘tas’ si l’on a beaucoup mais beaucoup de papiers à traiter)
- A traiter : Lorsqu’un papier va vous demander plus de 5 minutes pour être traité, par exemple la déclaration d’impôts. Lorsqu’on ajoute un papier dans cette section, il vous faut alors rajouter dans votre agenda un créneau pour le traiter. Pour être sûr d’avoir le temps adéquat.
- A classer : Vous y mettez les papiers qu’il vous faudra classer pour les garder et les retrouver plus facilement par la suite. Par exemple vos bulletins de paie. Normalement c’est cette section qui devrait être la plus remplie. D’ici peu je prévois d’écrire un article qui explique comment organiser et stocker ces papiers qu’il faut garder.
- A payer : Toutes les factures à payer par chèque ou par virement. Lorsque vous ajouter un nouveau bénéficiaires cela prends un certains temps avant de pouvoir faire un virement, mettez la facture correspondante dans cette rubrique pour ne pas oublier de le faire une fois que le bénéficiaire est ajouté par votre banque. Pour les envois de chèques, essayer de le faire directement, car cela est très rapide si on a tous les papiers sous la mains
- A Noter : A ajouter dans l’agenda (si vous ne l’avez pas déjà fait directement).
- A Répondre/discuter Courrier en l’attente d’un mail, d’un courrier ou d’une discussion avec un autre membre de la famille.
- En cours/en attente : Document à conserver temporairement (avion, spectacle…) jusqu’à une date donnée ou en attente de traitement à cause d’un papier manquant.
Traiter les documents du trieur
Une fois tous les papiers triés en 6 catégories, il vous faut maintenant les traiter. Vous pouvez commencer par les catégories à noter et à payer qui doivent être assez rapide à faire.
Pour les documents qui sont dans la partie à traiter, réserver vous des créneaux dans votre agenda pour bien avoir le temps de les remplir. N’hésitez pas à le faire en plusieurs fois. Maintenant que tous les documents à traiter sont bien identifiés, cela devrait aller beaucoup plus vite une fois que vous vous y mettez.
Que faire ensuite
Lorsque vous recevez du courrier, déposez-le toujours au même endroit.
Consacrez 5 minutes par jour pour faire le premier tri. Il faut faire directement les tâches urgentes ou rapides. En fait, vous allez passer plus de temps à le ranger, le ressortir par la suite que le traiter directement. Par exemple si vous n’avez qu’un chèque à faire, faites-le immédiatement. S’il y a un juste rendez-vous à noter dans l’agenda, notez-y-le et jeter directement le papier, cela ne sert à rien de le garder.
Conseil : Ayez toujours un carnet de timbres et des enveloppes d’avance. Rien n’est plus rageant que de préparer un papier, et qu’il attende pendant 1 semaine sur le meuble en attendant de trouver un timbre et de le poster.
Si vous devez ranger le courrier pour le traiter plus tard, mettez-le directement dans le trieur dans sa partie adaptée.
Une fois par semaine, consacrez 30 minutes, voire 1 heure pour faire la revue de votre trieur. Il faudra à ce moment-là passer toutes ses sections.
Voici les articles qui devraient vous aider à bien continuer le rangement de vos papiers :
- Comment mettre de l’ordre dans ses papiers (la technique lorsqu’on part de 0)
- La durée de conservation des documents administratifs
- Comment bien classer ses papiers
Le kit désencombrement
Retrouvez toutes mes connaissances sur le sujet. De la théorie, mais également des exemples concrets, des conseils et astuces et des fiches pour vous aider à désencombrer et réorganiser votre intérieur
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
J’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie. Je peux intervenir directement au domicile pour des sessions de désencombrement ou à distance avec des ateliers, formations et outils !