Je reçois souvent ces questions par mail :
- Je n’ai jamais trié et organisé mes documents administratifs, tout est en vrac, par quoi je commence ?
- J’ai envie de mettre de l’ordre dans mes papiers, mais par où commencer ?
- J’ai la phobie administrative et je veux en finir avec les retards dans mon courrier” !
Je me suis dit qu’un article expliquant pas à pas comment faire pouvait être utile ! Alors voici ce que je préconise
Regroupez tous tes papiers au même endroit
Je vous conseille dans un premier temps de regrouper tous tes papiers au même endroit. Il n’y a rien de plus démoralisant que d’attaquer le tri et de tomber sur une pile oubliée et de devoir encore la traiter.
Il y a de grandes chances que tes papiers soient éparpillés un peu de partout chez vous. N’oubliez aucune zone.
- Le meuble d’entrée
- Le dessus du bureau
- Les tiroirs de la cuisine
- La boite aux lettres (si vous êtes dans le déni le plus total depuis longtemps).
- La voiture
- Les marches de l’escalier
- etc
Alors, rassurez-vous, cette étape peu être assez déprimante, car c’est à ce moment-là que vous allez vraiment vous rendre compte qu’il y en a énormément. Mais, je suis là pour vous guider étape par étape
Faites un premier tri (le plus facile)
Une fois regroupés, faites un premier tri dans la pile. Ouvrez toutes les enveloppes, jetez directement ce qui n’a pas besoin d’être conservé
- Les enveloppes,
- les publicités,
- les flyers,
- les invitations obsolètes …
Normalement le tas devrait bien diminuer.
Si vous tombez sur des papiers à traiter, à renvoyer, vous pouvez les mettre directement de côté sur une pile spéciale pour bien les identifier.
Il peut y avoir des feuilles de soins à renvoyer à la CPAM, des factures à acquitter…
Les feuilles de soin à renvoyer à la CPAM
Vous disposez de 2 ans maximum pour les envoyer à votre CPAM et vous faire rembourser.
Cela prends peu de temps pour la remplir, alors n’hésitez pas à le faire au fur et à mesure au risque de ne pas vous faire rembourser.
Dans la plupart des cas, il vous faudra seulement remplir, vos nom et prénom, votre numéro de sécurité sociale et votre date de naissance. N’oubliez pas non plus de la signer tout en bas.
Ne gardez que les documents qu’il te faut garder
Les documents administratifs ont tous une durée de conservation (définie par Bercy). Au-delà de cette durée, cela ne sert à rien de les garder, ils n’ont plus aucune preuve juridique. Certains doivent être gardés à vie. En revanche, cela ne sert à rien de garder une facture d’électricité d’il y a 10 ans.
Je vous invite à lire l’article sur le blog spécifique à la durée de conservation des documents. Il y a une fiche à télécharger gratuitement. Vous pourrez l’imprimer et la garder à portée de main pour la suite du tri.
Faites maintenant une seconde passe avec en tête la durée de conservation des documents administratifs. Jetez tout ce qui est obsolète et ne garder que ce qui doit l’être.
Comme précédemment, si vous tombez sur des papiers à traiter, mettez les de côté sur une pile spéciale pour bien les identifier
Version numérique ou version papier, laquelle garder ?
Si un document vous est transmis sous format numérique (par le biais d’un courrier électronique ou en téléchargement sur un site internet), vous pouvez le conserver sous format numérique.
En revanche, si le document vous est transmis sous format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conservez l’original, en support papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l’original peut vous être demandé ultérieurement.
Traitez les papiers en attente
Normalement, si vous aviez du retard dans le traitement de vos documents, vous avez dû identifier des papiers à traiter, à remplir, des chèques ou des paiements à renvoyer.
Une fois tous regroupés, il va falloir vous en occuper. Avant de commencer, vérifiez que vous avez des enveloppes et des timbres à disposition pour ne pas avoir à courir au dernier moment. Installez-vous confortablement et traitez-les.
S’il vous manque des informations pour traiter le document, demandez-les et mettez-le en attente, dès que vous recevrez cette information, vous pourrez le traiter.
N’oubliez pas par la suite de faire un tour toutes les semaines sur vos documents en attente pour relancer les personnes si cela prends trop de temps.
Quand vous traitez un document, traitez-le en une seule fois (si vous le pouvez), ne vous arrêtez pas avant de l’avoir mis dans l’enveloppe timbrée, sinon vous risquez d’oublier de remplir une rubrique, de procrastiner encore un peu. Et une fois la session faite, que vous avez fini de traiter vos papiers, que vos enveloppes sont prêtes à être postée, ne vous arrêtez pas en si bon chemin, sortez poster vos lettres, il y a forcément une boite aux lettres près de chez vous, ce sera fait et vous n’y aurait plus à y penser. Une bonne chose de faite.
Rangez le reste
Une fois les documents réduits au strict minimum, il faudra les ranger.
Il y a 2 catégories de rangements. Les papiers dont vous n’allez pas vous servir souvent, mais qu’il vous faudra garder (les vieux bulletins de salaire, les papiers de notaires…) et ceux qui doivent rester à porter de main, car on peut vous les demander pour remplir un dossier ou autre.
Gardez à porté de main ce qui doit l’être
Les rangements doivent être simples et rapides à utiliser. Si cela est trop complexe, les papiers vont finir par s’entasser sur le bureau.
Il vous faut avoir en tête la règle du moins de gestes possibles. Pour ranger un papier, vous devrez faire le moins de gestes possible. 3 gestes au maximum, sinon le système rangement ne sera pas utilisé.
- Fini les papiers à perforer et à mettre dans un classeur.
- Fini les papiers à mettre dans une pochette à rabat et à classer dans un dossier supplémentaire
- Fini les feuilles à mettre une à une dans des pochettes transparentes avant de les classer
En un mot, il faut que ça soit simple et efficace
Je vous conseille les petits meubles à dossiers suspendus que l’on peut mettre sous un bureau. Ikea fait aussi de très beaux range-revues que vous pouvez installer sur une étagère. Vous pouvez identifier les grandes familles de documents à mettre dedans, un pour la santé, un pour la famille, un travail, un pour la maison….
Pour ce qui est du classement des documents, je te conseille l’arborescence indiquée dans cet article. Tu peux l’imprimer et t’y référer en cas de doute.
Archivez le reste
Archivez les documents qui ne doivent pas être consultés souvent. Les boites à archives sont très bien pour cela, vous pouvez en retrouver un peu de partout dans des magasins spécialisés ou de grande distribution.
N’oubliez surtout pas d’étiqueter chaque boite avec tous les dossiers qu’elle contient.
Une dernière astuce, vous pouvez regrouper les papiers par année dans une pochette transparente. Par exemple mettre tous les bulletins de salaire de 2020 dans une seule pochette et les classer par ordre chronologie. Comme cela, ce sera plus facile pour trouver les bons papiers, vous n’aurez qu’à chercher l’année.
Pareil pour les relevés de comptes bancaires, si vous les avez encore en version papier. Ils ne se gardent que 5 ans. Archivez-les en les classant par année. (Pochettes transparentes ou papier) et identifier l’année concernée. Comme cela en début d’année, vous pourrez archiver l’année précédente et enlever rapidement tout ce qui a plus de 5 ans !
J’espère qu’avec ce pas à pas détaillé vous arriverez à mettre de l’ordre dans vos papiers et surtout ne plus vous laisser envahir.
Si malgré toute la théorie, vous avez du mal à passer à l’action effrayée devant l’ampleur de la tâche, alors n’hésitez pas à m’envoyer un petit message, Mettre de l’ordre dans vos papiers fait partie de mes prestations. À deux en une après midi, on avance vraiment, je vous explique en détail la méthodologie et on passe à l’action. Je me déplace dans toute la région toulousaine et même un peu plus loin !
Le kit désencombrement
Retrouvez toutes mes connaissances sur le sujet. De la théorie, mais également des exemples concrets, des conseils et astuces et des fiches pour vous aider à désencombrer et réorganiser votre intérieur
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
J’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie. Je peux intervenir directement au domicile pour des sessions de désencombrement ou à distance avec des ateliers, formations et outils !